Як зробити перший досвід спільної роботи в розподіленій команді проектувальників максимально ефективним: практичні рекомендації та кращі практики

Уявімо, що ваша команда зібралася і вирішила, що для виконання проекту будівлі в термін потрібно зробити так, щоб у всіх членів команди завжди був доступ до актуальних даних, і вони могли внести свої зміни в будь-який зручний їм час.

Якщо команда працює в різних географічних точках, та ще й у різних часових поясах, то при традиційному підході, коли файли проекту пересилаються по електронній пошті, втрата часу на актуалізацію даних неминуча. Інструмент, в якому можлива не тільки послідовна, але і паралельна робота з проектом будівлі, це Renga. У всіх фахівців, що працюють над проектом Renga, однакові права. У будь-який момент фахівець може внести необхідну зміну в модель, креслення, специфікацію або таблицю і побачити зміни, які внесли його колеги. Перевага такої методології полягає в тому, що при злагодженій роботі команди ви не витрачаєте дорогоцінний час на бюрократичні зволікання.

Конфлікти з’являються, якщо в команді немає згоди, або якщо люди поспішають.

Як не дивно, найбільше конфліктів при спільній роботі в Renga відбувається не на фінальній стадії здачі проекту, коли у всіх нерви на межі, а на самому першому етапі впровадження Renga для спільної роботи над проектами. Коли проектувальники звикають до різних стилів роботи своїх колег і навчаються заздалегідь повідомляти про ті зміни, які можуть вплинути на роботу команди, з боку інфраструктури все повинно бути ідеально і обладнання повинно працювати без збоїв. Інакше враження від спільної роботи може бути зіпсована безповоротно. Одними з найважливіших вимог – це вимоги до сервера. Renga Collaboration Server необхідно встановлювати на виділений сервер. Сервер не можна вимикати і перезавантажувати без попередження, на ньому не можна запускати ресурсомісткі програми, у нього обов’язково повинен бути резервне джерело живлення. Якщо сервер буде перезавантажуватися або його пам’ять буде повністю зайнята іншими процесами, то рано чи пізно це може призвести до проблем зі спільною роботою над проектом.

Якщо у вашій компанії немає окремого фізичного сервера і фахівця для його підтримки, то на даний момент самим оптимальним рішенням є робота за допомогою сервісу RengaCloud. ru, розробник якого надає пробний період на 7 днів.

Зверніть увагу на наступні правила

• При спільній роботі через інтернет, використовуйте стабільне з’єднання.
• Не працюйте в одному файлі на спільному диску. У кожного учасника спільної роботи повинна бути своя копія проекту на локальному диску.
• Інформуйте колег про те, над чим ви працюєте.
• Синхронізуйте проект, як можна частіше, щоб не допустити конфліктів або у всякому разі відстежити можливі конфлікти як можна раніше.
• При роботі над проектом у спільній роботі не міняйте ім’я користувача. Синхронізація повинна виконуватися тим користувачем, який вніс зміни, в іншому разі зміни будуть відкинуті сервером.

Заглядайте в Журнал проекту. Для зручності відстеження змін, що прийшли від інших користувачів використовуйте команду Відкрити журнал проекту в меню Синхронізувати, розташованому в Основному меню Renga.

У спірних ситуаціях, звертайтеся до Журналу проекту на сервері, так як у нього записуються всі зміни проекту з ім’ям користувача. Імена журналів проекту на сервері і на комп’ютерах користувачів і ім’я файлу проекту на сервері збігаються. Оскільки журнали проектів досить складно сприймати, коли вони відкриті в Блокноті, рекомендуємо відкрити їх у табличному редакторі у вигляді зведеної таблиці або в системі бізнес-аналізу. Тоді ви зможете відслідковувати дії команди, отримувати звіти, шукати конфлікти, фільтрувати по часу, користувачеві або з інших полів.

Обов’язково налаштуйте резервне копіювання проектів спеціалізованими засобами, як на сервері, так і на машинах користувачів. Де зберігати локальні копії кожен визначає самостійно, а на сервері налаштуйте резервне копіювання папки Projects, розташованої в папці установки Renga Collaboration Server, за замовчуванням C:\Program Files\Renga Collaboration Server\Projects.

Підсумовуючи, можна сказати, що перший досвід спільної роботи в розподіленій команді проектувальників є критичним етапом, який визначає ефективність подальшої співпраці. Використання платформи Renga та дотримання рекомендацій щодо налаштування сервера і стабільного інтернет-з’єднання можуть значно покращити результат. Важливо також враховувати правила командної роботи, такі як регулярна синхронізація даних, інформування колег про свою діяльність і дотримання чітких процедур роботи з проектом. Щоб уникнути конфліктів та забезпечити злагоджену роботу, команда повинна активно комунікувати, використовувати журнал проекту для відстеження змін і забезпечити резервне копіювання даних. Дотримання цих простих, але важливих правил допоможе мінімізувати ризики і створить сприятливі умови для реалізації проекту. Таким чином, впровадження інструментів для спільної роботи, таких як Renga, правильна організація серверного обладнання і дотримання встановлених процедур можуть зробити перший досвід спільної роботи в розподіленій команді проектувальників успішним і продуктивним. Це забезпечить своєчасну реалізацію проектів та сприятиме розвитку ефективної співпраці в майбутньому.